Os prazos e as reponsabilidades variam de acordo as exigências legais

Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser obrigatoriamente arquivados pelos condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.

Devem ser guardados, durante 7 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS, CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.

Aos síndicos que estão assumindo o cargo pela primeira vez é aconselhável se inteirar de todo o histórico da documentação a fim de garantir o atendimento as diretrizes legais. Especial atenção merecem os documentos gerados pelo departamento pessoal, que são a imensa maioria, tais como: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, DARF de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, guias de recolhimento do INSS, FGTS e contribuições sindicais.

Alguns síndicos, principalmente os novatos, não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é imposta pela legislação e que em alguns casos o tempo regulamentado pode chegar a mais de três décadas e que outros nem sequer podem ser descartados, como os documentos inerentes a processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Além de muito valiosos para o histórico e controle, ainda servem como prova e garantia frente a futuras ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.

Com o aumento dos serviços operacionais e burocráticos, os responsáveis pelos condomínios já recorrem a serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos, principalmente agora que os condomínios foram transformados em uma espécie de agentes do fisco e estão constantemente na mira da Receita Federal.

O diretor de uma dessas empresas especializadas no gerenciamento dos documentos, assinala que já vem desenvolvendo trabalho de microfilmagem e digitalização para condomínios de vários municípios. Segundo ele, a lei confere maior responsabilidade à função do síndico que agora precisa ter sua atenção redobrada com relação a guarda dos documentos.

Sabendo da fragilidade dos documentos armazenados em papel e do riscos eminentes, ele ainda destaca que somente com o uso das avançadas tecnologias de microfilmagem e digitalização pode se garantir total integridade, segurança e longevidade aos arquivos. Esse fator deverá impulsionar crescentemente a contratação de empresas especializadas no setor, uma vez que o arquivo de documentos tornou-se obrigatório por força da lei e estabelece punições aos condomínios que não cumprirem a exigência legal. As providências de armazenamento impostas pela nova lei significam também, garantia de maior tranqüilidade para os condomínios e para os próprios condôminos.



DOCUMENTOS - PRAZO DA GUARDA

Apólices de Seguro de Vida
05 anos após a vigência

DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSSL)
07 anos

DARF PIS/Folha
10 anos

DIRF
07 anos

Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico)
20 anos

GFIP (FGTS - RE / GR)
35 anos

Folha de Pagamento
35 anos

Folha de Ponto
06 anos

Formulário CAGED
10 anos

GR Contribuição Sindical / Assistencial
07 anos

GPS
35 anos

Hollerith / Recibo de Pagamento
10 anos

Laudo PPRA
20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho
Permanente

Processos Trabalhistas
Permanente

Prontuários de Funcionários
Permanente

RAIS
Indeterminado

Recibo de Vale Refeição
10 anos

Recibo de Vale Transporte
10 anos

Dossiê (Convenção / Especificação)
Permanente

Extratos Bancários
06 anos

GPS - Seguridade Social
10 anos

Livros de Atas de Assembléia
Permanente

Orçamentos / Contratos de Obras
Até o final da garantia

Pastas de Prestação de Contas
10 anos

Plantas do Condomínio
Permanente

Seguros de Incêndio - Apólices
05 anos após a vigência

Fonte: Portal de Contabilidade